Beglaubigung
Eine Beglaubigung ist ein Zeugnis darüber, dass Urkunden mit dem Original übereinstimmen. Darüber hinaus dient eine Beglaubigung auch bei nicht formbedürftigen Schriftstücken als Echtheitsnachweis.
Insbesondere im Rechtsverkehr ist es eine gesetzliche Formerfordernis, dass Unterschriften in bestimmten Verträgen oder Urkunden durch öffentliche Beglaubigung von einem Notar geleistet werden müssen. Nähere Informationen zum Thema „öffentliche Beglaubigung“ finden Sie in der Rubrik 'Notarielle Vorbeglaubigung'.
Von der öffentlichen Beglaubigung ist die amtliche Beglaubigung zu unterscheiden. Das Landesrecht ist in diesem Fall teilweise uneinheitlich, sodass eine genaue Prüfung im Einzelfall zu empfehlen ist. Amtlich beglaubigen kann jede öffentliche Stelle, die ein Dienstsiegel führt. Dies sind z.B. Behörden, Notare, öffentlich-rechtliche Kirchen. Nicht anerkannt werden Beglaubigungen von nachfolgend genannten stellen (selbst wenn sie ein Siegel führen): Rechtsanwälte, Vereine, Wirtschaftsprüfer, Buchprüfer.
Eine amtliche Beglaubigung zeigt folgende Merkmale:
- Einen Vermerk, der bestätigt, dass die Kopie/Abschrift mit dem Original übereinstimmt (Beglaubigungsvermerk)
- Die Unterschrift des Beglaubigenden
- Den Abdruck des Dienstsiegels. Dieses enthält in der Regel das Emblem der beglaubigenden Stelle. Ein einfacher Schriftstempel wird nicht anerkannt.
Besteht das Dokument aus mehreren Seiten, muss der Nachweis erbracht werden, dass jede Seite zur Urkunde gehört. Der Beglaubigungsvermerk inkl. Unterschrift und Dienstsiegel werden hierbei nur auf einer Seite angebracht. Die einzelnen Seiten werden dann schuppenartig zusammengelegt, geheftet und ein weiteres Dienstsiegel so angebracht, dass jede Seite einen Teil des Siegelabdrucks erhält.
Der Bereich der Beglaubigung von Personenstandsurkunden (z.B. Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden sowie deren Abschriften) ist gesondert geregelt. Diese Dokumente dürfen nur von dem Standesamt ausgestellt bzw. beglaubigt werden, in dem sich die Register des entsprechenden Personenstandsfalles befinden. Da die Personenstandsbücher Änderungen unterworfen sind, ist die Beglaubigung dieser Dokumente durch andere Behörden nicht zulässig.
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